Was kostet die Digitalisierung von Akten?

Die Kosten hängen von Menge, Format und gewünschter Qualitätsstufe ab. Für eine unverbindliche Kalkulation reicht eine kurze Anfrage mit geschätztem Aktenvolumen – wir erstellen innerhalb von 24 Stunden ein Angebot.

Was ist TR-RESISCAN und warum ist es wichtig?

TR-RESISCAN ist eine technische Richtlinie des BSI, die festlegt wie Dokumente gescannt werden müssen damit das digitale Ergebnis rechtlich dem Original gleichgestellt werden kann. Ohne TR-RESISCAN-konformen Scan muss das Papier weiterhin aufbewahrt werden.

Welche Dokumente können digitalisiert werden?

Wir digitalisieren Personalakten, Bauakten, Verwaltungsakten, Verträge, Pläne bis Format A0+ sowie lose Blätter und gebundene Dokumente. Auch fragile oder beschädigte Unterlagen sind möglich.

Wie lange dauert ein Digitalisierungsprojekt?

Das hängt vom Umfang ab. Kleine Projekte (bis 10 Laufmeter) sind oft in 1–2 Wochen abgeschlossen. Größere Archive planen wir gemeinsam mit Ihnen in Etappen.

Werden die Originale nach dem Scan vernichtet?

Auf Wunsch ja – wir vernichten Dokumente nach DIN 66399 und stellen ein Vernichtungsprotokoll aus. Alternativ erhalten Sie die Originale zurück.

Ist die Digitalisierung bei DMS-WERK datenschutzkonform?

Ja. Wir verarbeiten alle Dokumente ausschließlich in Deutschland, arbeiten nach ISO 27001-Grundsätzen und schließen mit jedem Kunden einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach DSGVO ab.

Können wir die Dokumente bei uns scannen lassen (Vor-Ort-Service)?

Ja, auf Anfrage kommen wir mit mobiler Scantechnik zu Ihnen – besonders sinnvoll bei sehr großen Archiven oder wenn Dokumente das Haus nicht verlassen dürfen.

In welchem Format werden die Dateien geliefert?

Standard ist PDF/A (Langzeitarchivierung) oder durchsuchbares PDF mit OCR-Texterkennung. Auf Wunsch auch TIFF, JPEG oder direkt in Ihr DMS-System (z.B. enaio, d.3, SharePoint).

Arbeiten Sie auch für Behörden und öffentliche Verwaltungen?

Ja – ein Schwerpunkt unserer Arbeit liegt in der öffentlichen Verwaltung in Sachsen-Anhalt. Wir sind vergaberechtlich erfahren und können über UVgO-Verfahren beauftragt werden.

Unser Standort ist in Staßfurt OT Förderstedt, Sachsen-Anhalt. Wir sind für Kunden in ganz Sachsen-Anhalt tätig – von Magdeburg über Halle bis Dessau-Roßlau.

Der Start 2024

5. Aug.

Verfasst von Ralf Ebert-Lenz

Wir haben unser Scan- und Digitalisierungszentrum 2024 in Sachsen-Anhalt gegründet, weil hier der Bedarf an professioneller, rechtssicherer Dokumentendigitalisierung stark wuchs, während spezialisierte Angebote und die damit verbundene Beratung vor Ort fehlten. Verwaltungen und Unternehmen standen gleichzeitig unter Druck, Aktenbestände abzubauen, digitale Posteingänge für Fachverfahren und DMS-Systeme einzuführen. In diesem Kontext sind strenge Vorgaben zu erfüllen – oft ohne eigenes Personal oder Technik für große Scanvolumina oder Prozesskenntnis.

Mit dem DMS-WERK bündeln wir genau diese Ressourcen regional: spezialisierte Technik, erprobte Prozesse und Erfahrung aus Projekten mit Kommunen, Gesundheitsbranche und Mittelstand. So können unsere Kunden ihre Digitalisierung vorantreiben, ohne selbst ein Scan-Zentrum oder eine Poststelle aufbauen zu müssen.

Ralf Ebert-Lenz

Der Start 2024

Scan-on-Demand als Alternative?