Digitale Personalakten als Grundlage moderner HR-Arbeit
Die kontinuierliche Weiterentwicklung mobiler Arbeitsweisen, digitaler Prozesse und steigender Anforderungen an die Dokumentation verändert die Personalarbeit. Papierbasierte Personalakten stoßen dabei zunehmend an ihre Grenzen: Informationen sind auf verschiedene Akten verteilt, Dokumente werden zunehmend digital erzeugt und müssen häufig ausgedruckt und der physischen Personalakte zugeführt werden, wodurch unnötige Medienbrüche entstehen.
In der Stadtwerke Erfurt Gruppe gehört genau das nun der Vergangenheit an. Gemeinsam mit unserem Projektpartner, den Diakonischen Unternehmensdiensten gGmbH Leipzig, erfolgte die digitale Erschließung von von über 2.000 Personalakten aus mehreren Tochterunternehmen. Die Akten wurden vorbereitet, gescannt, per OCR lesbar gemacht, klassifiziert und für die weitere strukturierte Nutzung im Zielsystem SAP HCM aufbereitet. Dabei wurden mehr als 240 Dokumenttypen berücksichtigt. Zusätzlich konnten relevante Nutzdaten extrahiert werden, um eine strukturierte Bereitstellung aller HR-relevanten Informationen zu ermöglichen.
Das Ergebnis:
Einheitliche Aktenordnerstruktur über alle Unternehmen
Vereinheitlichung und Ablage von Dokumenten nach normierten Dokumententypen
Volltextsuche über den gesamten Aktenbestand
Schneller Zugriff auf alle relevanten Informationen
Vermeidung von doppelter Datenhaltung
strukturierte Datenbasis für die weitere digitale Personalarbeit
Besonders bemerkenswert ist, dass trotz unterschiedlicher und über Jahrzehnte gewachsener Aktenstrukturen innerhalb von nur zwei Monaten eine einheitliche und durchgängige Datenbasis geschaffen werden konnte. Ein Projekt, das zeigt, wie schnell echte Entlastung im HR-Alltag möglich ist – wenn Struktur, Technologie und Zusammenarbeit passen.
Wenn Sie Ihre HR-Arbeit ebenfalls von Papier und Medienbrüchen entlasten möchten, lassen Sie uns sprechen – wir teilen gern unsere Erfahrungen aus diesem Projekt.
